A recepção do consultório odontológico é o cartão de visitas de uma clínica, e também a primeira impressão do seu paciente quando ele chega para uma consulta.
E todos sabemos que a primeira impressão é que fica, certo?
Nesse espaço onde o paciente aguarda ser chamado para o seu tratamento ou avaliação, é normal que ele fique um pouco ansioso e inquieto.
Por isso, a recepção do consultório odontológico deve passar tranquilidade e conforto.
Para tal, existem diversas ferramentas, de arquitetura e design, que contribuem para que esse seja um local sofisticado e acolhedor.
Quer saber como montar uma boa recepção na sua clínica?
A equipe Gnatus preparou um conteúdo completo, com todas as dicas e informações que você precisa saber sobre esse assunto.
Acompanhe até o final!
Qual a importância da recepção de um consultório odontológico?
Uma recepção bem estruturada e mobiliada, com profissionais carismáticos e preparados para receber os pacientes são essenciais para o bom funcionamento de uma clínica.
Isso porque esse ambiente é o primeiro contato do paciente que busca por esse serviço, e ele deve ser atendido com excelência.
Além disso, é nesse local que é feito todo o gerenciamento de tudo o que acontece no consultório.
É muito importante que os processos e recepcionistas envolvidos sejam sempre organizados, cordiais, e efetivos nessa ponte entre paciente/dentista.
O que deve ter em uma recepção?
Para compor um local agradável e que faça o paciente se sentir bem, todos os detalhes devem ser bem pensados, com muita atenção e cuidado.
Certas coisas que devem estar na recepção do consultório odontológico são bem comuns e já conhecemos, como:
- balcão para atendimento;
- cadeiras bem dispostas;
- espaço para café e água;
- banheiros de fácil acesso;
- televisão e revistas.
Porém, outros detalhes também são muito importantes, como a organização de todos os materiais de escritório usados pela equipe, limpeza sempre em dia, a escolha da mobília e até a iluminação.
Vamos explicar ao longo do artigo cada tópico que você deve se atentar para que a recepção do seu consultório seja um ambiente confortável para seus pacientes.
Como montar uma recepção de um consultório odontológico?
Para contribuir com uma boa imagem da sua clínica e proporcionar a melhor experiência para os seus pacientes, montar a recepção do consultório odontológico exige muito preparo.
Confira abaixo as dicas que separamos:
Analise o tamanho do local para planejar o projeto
Temos sempre aquela ideia de que recepções devem ser ambientes pequenos, certo?
Na verdade, independente do tamanho disponível na sua clínica, com um projeto bem planejado, o espaço todo pode ser otimizado e ficar muito confortável.
O ponto principal é a acessibilidade: o espaço não deve ser apertado demais, para que as pessoas possam se locomover da melhor maneira.
Considerando que o espaço também deve acomodar o balcão de atendimento e a sua equipe, além das cadeiras e demais móveis, é essencial analisar com atenção a capacidade do local.
Escolha as cores e como será a decoração
Aqui, é o momento de aliar sofisticação e modernidade com o bom gosto e com a imagem da sua clínica.
Para uma boa recepção do consultório odontológico, o ideal é investir em tons que não deixem o ambiente sobrecarregado, sempre passando leveza.
Para isso, opte por tons mais claros, como o bege ou areia, tons de azul e verde claro e cores mais pastéis.
Isso também passa mais sensação de limpeza para os seus pacientes, além de influenciar emocionalmente, deixando as pessoas mais calmas.
Junto às cores, também deve-se pensar na decoração que irá compor o ambiente.
Os acessórios devem seguir uma proposta minimalista, evitando que o ambiente pareça muito cheio.
Pense sempre em objetos decorativos que passem relaxamento ou tranquilidade para receber seus pacientes.
Otimize o espaço com móveis multiuso
Com a tecnologia dos móveis planejados, ficou muito mais fácil deixar um ambiente mais organizado e otimizado.
Isso também pode ser usado na recepção do consultório odontológico, tornando a rotina no ambiente muito mais fluida.
O espaço deve ser todo funcional, de modo que os pacientes consigam ter fácil acesso ao balcão e banheiros, visualizar bem a TV e se sentirem confortáveis.
Opte por móveis com painéis que disfarcem o conteúdo de gavetas e armários, com puxadores discretos.
Se resolver colocar plantas no ambiente, elas devem ficar integradas a algum móvel e não atrapalhar o deslocamento de ninguém, cumprindo com a sua proposta de trazer mais vida ao espaço.
Escolha bem o tipo e a disposição da iluminação
A iluminação usada na recepção do consultório odontológico também é um ponto muito importante a ser considerado.
Procure equilibrar a iluminação entre quente e fria e, sempre que possível, aproveite a iluminação natural.
Se for possível planejar o espaço com janelas e vidros, o resultado é ainda melhor.
Assim, você economiza na conta de luz e garante um ambiente mais vivo para os seus pacientes e a sua equipe.
Tenha um balcão para recepção
Esse tópico aqui é mais que essencial, certo?
Para uma boa recepção na sua clínica, invista em um balcão planejado, que combine com a mobília e as cores escolhidas para o ambiente.
O balcão precisa ser um móvel funcional, que atenda às necessidades da sua equipe, e que seja espaçoso o suficiente para receber os pacientes na hora de preencher fichas.
Além disso, o balcão deve ter espaços para organizar papéis e arquivos, sempre com o objetivo de manter a recepção do consultório odontológico em um ambiente em ordem.
Contrate profissionais simpáticos e responsáveis para o atendimento
O perfil de profissional para trabalhar na recepção da clínica deve ser o de uma pessoa cordial e educada.
São eles quem vão lidar, logo de primeira, com os seus pacientes, orientando-os, tirando dúvidas e acolhendo-os antes do atendimento.
Por isso, invista em um treinamento capacitado e especializado para a sua equipe, sempre prezando um tratamento humanizado, empático e eficiente.
Dicas do perfil de profissional para recepção do consultório odontológico
Listamos quais as principais características a se considerar em um potencial recepcionista para a sua clínica:
Pontualidade
Ter compromisso e responsabilidade com horários é essencial para um profissional recepcionista.
É ele quem vai cuidar dos compromissos do dentista, bem como abrir e fechar a clínica em ocasiões diversas, além de agendar atendimentos.
Por isso, a pontualidade é uma característica fundamental para o bom desempenho do recepcionista.
Organização
A equipe responsável pela recepção deve ser sempre organizada.
Isso ajuda a agilizar os atendimentos, evita erros ou marcações equivocadas de consultas, e ainda garante um bom relacionamento com os dentistas que atuam no local.
Além disso, é o recepcionista o responsável por atualizar e armazenar as fichas dos pacientes, o que demanda muita atenção e organização.
Proatividade
Essencial em todas as profissões, a proatividade é uma característica importante a se considerar em um candidato à recepção do consultório odontológico.
O recepcionista deve estar sempre disposto a solucionar possíveis problemas, dedicar-se aos pacientes e oferecer ajuda ao dentista, se necessário.
Além disso, para que a clínica seja sinônimo de sucesso, é importante que muitos atendimentos estejam acontecendo e sendo agendados.
Aqui, o diferencial de um recepcionista proativo é o de sempre ir atrás da marcação de consultas, buscando contato com o paciente, oferecendo serviços e soluções e mantendo um bom relacionamento com todos.
Saber lidar com pessoas e situações específicas
O profissional recepcionista deve saber o que fazer em situações atípicas e lidar com as pessoas no cotidiano da melhor forma possível.
Aqui, é essencial que esse profissional saiba solucionar problemas, mantendo a postura e buscando a cordialidade e a compreensão em todos os casos.
Lidar com questões como:
- atrasos de pacientes;
- cancelamentos;
- atrasos do dentista;
- emergências;
- possíveis reclamações dos pacientes;
- entre outras.
A comunicação deve ser sempre clara e educada, bem como a forma de lidar com o paciente por meio de outros canais, como mensagens e e-mails.
Por isso, é essencial que o profissional que vai preencher essa vaga passe por um treinamento, para prepará-lo para as possíveis situações que ele possa vir a enfrentar na rotina da recepção do consultório odontológico.
Conclusão
Apesar de ser um tópico comum e que é tão natural para as clínicas, o cuidado na hora de planejar a recepção do consultório odontológico é essencial.
Como mencionamos, esse é o espaço que vai causar a primeira impressão no seu paciente, e é de desejo de todos que esse contato inicial seja o melhor possível.
Assim, busque pensar de maneira humanizada e sensível quando for começar o projeto de recepção do consultório odontológico da sua clínica.
Estude o público da sua região, buscando entender seus hábitos para saber como dispor de opções de entretenimento nesse espaço.
Além disso, equilibre todas essas necessidades com a imagem da clínica, mostrando sempre personalidade e profissionalismo.
Entre em contato com a Gnatus na hora de montar o seu consultório!
Esperamos que essas dicas tenham ajudado você!
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